Notas Fiscais: O que você precisa saber para não se complicar com o fisco!
Toda transação comercial deve sempre ser acompanhada da emissão de uma Nota Fiscal por parte da empresa que comercializou o produto ou que prestou um serviço, afinal, ela é um recibo obrigatório que serve como segurança jurídica tanto para empresa como para seus clientes. É por meio da Nota Fiscal que a União, Estados e municípios recolhem a maior parte dos impostos de que necessitam para o seu funcionamento institucional e para prestar os serviços públicos necessários à população. Entretanto, muitas pessoas, sobretudo os microempreendedores, possuem dúvidas sobre o seu funcionamento. Neste artigo, a Método Contabilidade buscará sanar algumas dessas dúvidas.
Em 2007, um decreto do governo federal criou o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas no país. A Nota Fiscal Eletrônica NF-e e a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica NFS-e passaram a ser uma parte importante deste projeto, que têm como objetivo a implantação de um modelo nacional de um documento fiscal eletrônico em substituição aos documentos fiscais em papel. As notas Fiscais Eletrônicas possuem validade jurídica garantida pela assinatura digital, simplificam as obrigações acessórias dos contribuintes e permitem o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco.
Confira as principais dúvidas sobre o processo de emissão da Nota Fiscal:
- Como emitir minha Nota Fiscal?
Comércios e indústrias precisam de uma inscrição estadual e com ela é preciso verificar se a sua atividade precisa ou não emitir notas fiscais eletrônicas. Caso não seja necessário, você precisará procurar uma gráfica autorizada com a AIDF e habilitada para a impressão das notas fiscais em formato físico.
Se a sua atividade estiver condicionada ao formato de emissão da Nota Fiscal Eletrônica, será necessário fazer a habilitação na SEFAZ (Secretaria da Fazenda) e procurar um sistema que possa apoiar na emissão destes documentos. Se a sua empresa for de prestação de serviços, a autorização ou a emissão eletrônica é feita pelo site da Prefeitura do município onde ela está estabelecida.
- Eu preciso emitir uma Nota Fiscal Sempre que vender um produto ou prestar um serviço?
Sim, sempre. A Lei 8.846/94 – Artigo 1º estabelece a obrigatoriedade da emissão da Nota Fiscal. Ela deve ocorrer sempre no momento da efetivação da operação, seja essa operação a venda de um produto ou uma prestação de serviços.
- Quando devo emitir a Nota Fiscal?
A emissão da Nota Fiscal é o último processo realizado na negociação entre empresa/cliente e deve, obrigatoriamente, ser realizada quando o produto é entregue ou ao final da prestação do serviço. Os valores negociados, bem como a forma de pagamento, devem ser acordados com o cliente antes da emissão da Nota Fiscal.
- O que fazer se o negócio for cancelado?
Caso o cliente devolva os produtos adquiridos, você precisará emitir uma Nota Fiscal de Devolução se sua venda foi para uma Pessoa Física, caso tenha sido para uma Pessoa Jurídica, ela deverá emitir uma Nota Fiscal de Devolução, que tem o intuito de anular as operações de compra ou venda, anulando inclusive os impostos.
- Emiti uma NF com dados incorretos, o que devo fazer?
Neste caso, as principais recomendações são:
Cancelamento – caso ainda não tenha havido a circulação de mercadoria e o prazo de cancelamento esteja dentro do permitido (geralmente 24 horas após a emissão do documento, mas é importante consultar o prazo junto à Secretaria da Fazendo de cada Estado);
Nota Fiscal Complementar – emitida em casos de acréscimo de valor, nenhuma outra informação pode ser alterada. A NFe complementar deverá se referir a mesma nota fiscal de mercadoria informada na original.
- Emiti uma Nota Fiscal e o cliente não me pagou. Devo cancelar a Nota?
Não. Em caso de não pagamento, fica a critério da empresa adotar as medidas jurídicas cabíveis para reaver o que lhe é devido. Recomenda-se que toda negociação seja firmada por meio de contrato que estabeleça juros e multas em caso de atraso o pagamento. Outras medidas como implementação de boletos bancários ou protocolo de recebimento dos produtos e serviços também podem facilitar a cobrança judicial destes valores.
- Por quanto tempo devo guardar as Notas Fiscais?
Nota Fiscal: o prazo de guarda do documento é de 5 anos, de acordo com a Lei 5.172, Código Tributário Nacional, Art. 173 e 174.
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