Gestão e tecnologia: 6 ferramentas gratuitas para otimizar tempo e recursos na sua empresa
A fase inicial de uma empresa sempre é o período mais sensível, afinal, geralmente os investimentos realizados para abrir o negócio costumam pesar no bolso do empreendedor. Por isso, quanto mais recursos e ferramentas a empresa tiver disponível, de forma gratuita, para aprimorar seu processo de gestão, maior será a possibilidade de otimizar recursos para áreas cruciais da organização. Neste artigo, a Método Contabilidade te mostra algumas ferramentas, disponíveis online e deforma gratuita, que podem ser muito úteis para a sua empresa.
Confira abaixo seis ferramentas que podem contribuir para agilizar o seu trabalho, reduzindo custos e ampliando o controle interno do seu negócio:
Controle Financeiro: Acompanha-ME
Software gratuito para microempresas, desenvolvido pelo Sebrae no Distrito Federal, que auxilia a gestão financeira. O software foi criado para ajudar no controle financeiro, auxiliando o acompanhamento do faturamento e das despesas da empresa, e incentivando uma boa gestão do negócio.
CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente, da sigla em inglês): Hubspot
O CRM facilita a organização, o controle e o crescimento do seu pipeline de vendas. Esta ferramenta automatiza as tarefas que os representantes de vendas detestam. Além disso, as interações são controladas automaticamente e os negócios são exibidos em um painel.
Organizador de tarefas: Trello
O Trello é bastante conhecido por ser uma ferramenta de gerenciamento de projetos em listas que podem ser ajustadas de acordo com as necessidades do usuário. Você pode utilizá-lo para organizar as suas tarefas do trabalho, incluindo diferentes pessoas da equipe, com a definição de prazos, pessoas responsáveis, etiquetas personalizadas, checklist e anexo. Apesar de pago, o Trello permite que você utilize a ferramenta de forma gratuita, com limitação de alguns recursos.
E-mail marketing: MailChimp
Com o Mailchimp, você pode promover seus negócios por e-mail, redes sociais, landing pages e muito mais – tudo a partir de uma única plataforma. No MailChimp você cria e envia e-mail para a sua base de contatos, desenvolvendo campanhas e mensurando os resultados de cada disparo. O Mailchimp oferece quatro planos de preços principais: Premium, Padrão, Essentials e Gratuito.
Monitoramento de redes sociais: Hootsuite
O Hootsuite permite gerenciar as informações de marketing em um só lugar. A plataforma fornece dados, gráficos e ferramentas para análise de desempenho e gerenciamento das mídias sociais. O Hootsuite permite agendar os conteúdos elaborados em todas as redes sociais, facilitando e agilizando o trabalho de acompanhamento das contas, facilitando o trabalho de gestão. A plataforma possui um plano grátis, para um usuário e três perfis de redes sociais conectados.
Soluções variadas (e-mail, agenda, formulários e documentos, armazenamento e videoconferência): Plataforma Google
A plataforma Google é uma das mais respeitadas e utilizadas em todo o mundo e conta com uma série de soluções gratuitas que auxiliam os profissionais a organizarem e otimizarem seu tempo e recursos. A plataforma Google é paga, mas também oferece diversos recursos gratuitamente. Confira os principais:
- Gmail: Serviço gratuito de e-mail que conta com 15GB de espaço para armazenamento. O Gmail possui uma caixa de entrada otimizada que integra diferentes ferramentas da plataforma Google, além de oferecer uma segurança a mais para a comunicação da sua empresa;
- Drive: O drive é um espaço online de armazenamento de arquivos que compartilha o espaço com a caixa de entrada do seu Gmail. Por meio do Drive, você pode criar e compartilhar documentos e arquivos com outros colegas de trabalho ou clientes;
- Formulários e documentos: Com estas ferramentas você pode criar formulários de pesquisa de satisfação, além de documentos, planilhas e apresentações online, que auxiliarão o seu dia-a-dia na empresa.
- Agenda: Com a agenda do Google, você pode marcar reuniões e planejar a sua rotina, enviando comunicados para outros(as) usuários(as) e sendo alertado(a) com antecedência sobre o evento agendado;
- Hangout: O Hangout permita uma comunicação ágil e em tempo real por meio de mensagens na caixa de entrada do seu Gmail e, inclusive, a realização de ligação ou videochamadas para outros usuários da plataforma.
A Método Contabilidade recomenda o uso de plataformas online que auxiliem e otimizem a gestão do negócio, entretanto, é importante que este uso seja feito com disciplina e que os resultados sejam analisados e utilizados para o planejamento da organização. É importante destacar que todo novo processo implementado possui um período de maturação, até ser incorporado na cultura organizacional. Além do mais, são os próprios gestores que irão identificar se determinada ferramenta se aplica e se adapta ao modelo de negócio em questão, podendo ser migrado para um plano pago ou mesmo substituído por outro software ou sistema que melhor se adapte às necessidades da empresa.
