Entenda o que é preciso fazer para contratar um funcionário

A contratação de um funcionário é um passo muito importante para o negócio, sobretudo para as micro empresas, que ampliam e muito a sua capacidade produtiva ou de prestação de serviço. Entretanto, a Método Contabilidade salienta que essa deve ser uma decisão muito bem pensada, porque além do salário, que deve ser pago ao novo trabalhador, incidirão aí algumas obrigações legais que deverão ser realizadas mensalmente pela empresa. Confira a seguir o passo-a-passo para realizar esta contratação em segurança:

            A primeira coisa a ser definida na contratação é o tipo de contrato que será feito:

• Contrato de experiência – pelo período de 45 dias, podendo ser prorrogado por mais 45 dias, somando-se 90 dias.
• Contrato de trabalho intermitente – no qual a prestação de serviços, com subordinação, não é contínua, ocorrendo com alternância de períodos de prestação de serviços e de inatividade, determinados em horas, dias ou meses, independentemente do tipo de atividade do empregado e do empregador, exceto para os aeronautas, regidos por legislação própria.
• Contrato de trabalho indeterminado – que é assinado quando o trabalhador passa pelo período de experiência. É o mais comum dos contratos e registra a data de início para começar as atividades, mas não se formula uma data de encerramento e a rescisão pode ocorrer a qualquer momento, desde que haja aviso prévio de uma das partes. O Contrato Individual de Trabalho deve estabelecer: a data de início do contrato, a jornada de trabalho, horário de trabalho com intervalo para almoço ou jantar, o valor do salário, entre outras condições essenciais do contrato de emprego.

Vale destacar que o empregador  terá o prazo de 05 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia, sob pena de multas em caso de fiscalização.

            Na sequência, é preciso que o trabalhador entregue os documentos necessários  para o seu registro profissional e para a organização da documentação junto à contabilidade: Carteira de Trabalho da Previdência Social – CTPS; Certificado de alistamento militar – para colaboradores do sexo masculino, maiores de 18 anos; Exame admissional – que deve ser concedido pela empresa sem custos ao empregado e certifica que ele está apto para exercer suas funções; Certidão de Nascimento/Casamento e declaração de dependentes – para fins de declaração no Imposto de Renda ou para efeitos em outros benefícios, como como assistência médica e odontológica; Requisição de vale-transporte – caso o trabalhador necessite de transporte público para se deslocar até a empresa.

            Além dos documentos citados anteriormente, o colaborador também deve obrigatoriamente entregar para a empresa uma cópia dos seguintes documentos:

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• Carteira de Trabalho (cópia frente e verso, com número do PIS);
• Foto 3×4 colorida recente.
• Cópia do comprovante de residência (água, luz, telefone);
• Cópia do Título de eleitor (exigido apenas para funcionários com mais de 18 anos);
• Cópia da Carteira de Identidade (RG);
• Cópia do Cadastro de Pessoa Física (CPF);
• Cópia da dispensa militar (masculino);
• Exame Admissional (Obrigatório) – complementares;
• Cópia do Comprovante de Escolaridade ou certificado de conclusão de curso;
• Cópia da certidão de nascimento dos filhos dependentes ou até 21 anos;
• Cópia certidão de casamento.

No caso de salário família, o trabalhador precisa entregar a carteira de vacinação para filhos menores de 7 anos e o comprovante de frequência escolar para filhos maiores de 7 anos. A Método ressalta a importância de todos esses documentos serem enviados com antecedência para a contabilidade, para que todas as informações possam ser registradas e os procedimentos legais realizados dentro da conformidade.

            É fundamental que o registro do vínculo empregatício na carteira de trabalho seja realizado de forma correta e compreenda informações como os dados do empregador; cargo que o trabalhador irá ocupar; data de admissão; remuneração (salário) do trabalhador; e outras condições especiais quando aplicáveis. Preencher a Ficha ou Livro Registro de Empregado com os dados é uma exigência legal imposta ao empregador (Artigos 41 a 48 da CLT).

            Cabe ao empregador solicitar o cadastramento do trabalhador por meio do Documento de Cadastramento do NIS, logo após a admissão, do novo funcionário ainda não cadastrado no PIS. Esse documento deverá ser preenchido em duas vias e entregue à Caixa Econômica Federal.

            Cabe ao empregador realizar o recolhimento do INSS e do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS (integralmente pago pelo empregador), além da Contribuição Sindical (paga pelo empregado). Para cadastrar funcionários, gerar a folha de pagamentos e entregar as obrigações mensais e acessórias ao governo, o empregador vai precisar de um software de departamento pessoal. Por isso, é muito importante contar com um serviço de contabilidade.