Sabe aquela máxima de que tempo é dinheiro? Pois no mundo dos negócios isso se aplica muito bem, afinal, uma das maiores frustrações dos empreendedores é o fato de não terem tempo suficiente para fazer tudo o que gostariam em suas empresas. Seja para ampliar o controle sobre as finanças, para fazer aquela visita a um cliente, para desenvolver estratégias que melhorem a produtividade ou mesmo para que sobre um tempo livre para desfrutar com a família, a gestão do tempo é crucial para quem deseja melhorar seus resultados. Se você não faz a gestão do tempo na sua empresa e gostaria de saber como colocar isso em prática, continue lendo esse artigo que a Método Contabilidade preparou para você.
A primeira coisa a saber é que a gestão do tempo possui relação direta com a organização, planejamento e disciplina na gestão na sua empresa. São inúmeras técnicas que podem auxiliar você a otimizar processos, reduzir custos e ampliar a eficiência e produtividade do seu negócio. A seguir você confere uma série de dicas para fazer a gestão do tempo na sua empresa:
1 – Planeje as tarefas da sua empresa – O planejamento é fundamental para que você tenha uma visão mais ampla de tudo o que precisa ser feito e para que esteja preparado(a) em caso de imprevistos. O planejamento pode ser feito numa lista diária em papel ou mesmo numa planilha no computador ou celular. O importante é que ele esteja próximo de você e que possa ser acompanhado por meio de um checklist, ou seja, a cada tarefa cumprida você risca ou anota a sua execução.
2 – Estipule metas e prazos para suas tarefas – Mais importante do que planejar, é definir metas de produtividade e os prazo para realizar cada tarefa. Essas metas são importantes para que você se mantenha focado(a) e para que busque constantemente a otimização do seu tempo. Mas atenção: é importante que as metas estipuladas possam ser tangíveis, pois do contrário, além de não surtir o efeito esperado, você se sentirá ainda mais frustrado(a) por não conseguir cumpri-las.
3 – Faça um mapeamento dos seus processos – Muitas vezes, estamos tão ocupados(as) que não percebemos falhas ou deficiências dos processos atuais dentro da empresa, o que pode gerar prejuízos e retrabalho ao longo do tempo. Por isso, separe um dia para observar todos os processos internos da sua organização e analisar se a forma como as coisas têm sido feitas é a mais adequada. Após o mapeamento, procure por soluções que possam otimizar esses processos. Se você tiver funcionários, ouça-os e verifique se eles não possuem sugestões para agilizar as tarefas.
4 – Aprenda a definir prioridades – Quando tudo é urgente, significa que ou você não está sabendo definir o que de fato é importante ou que você simplesmente se acostumou a gerenciar o caos. Após realizar o seu planejamento e conferir os prazos para a conclusão das tarefas, verifique o que efetivamente precisa ser feito primeiro e comece a realizar as tarefas pela ordem de prioridades. Isso permitirá que você possa reduzir os riscos do não cumprimento de prazos, o que muitas vezes pode resultar em multas ou juros pesados para a sua organização.
5 – Saber dizer não é necessário – Quem nunca deixou de fazer algo que era importante por ter se comprometido a ajudar outra pessoa, que atire a primeira pedra. Mas saiba que no mundo dos negócios dizer não é necessário em alguns momentos, afinal, se você deixar de fazer o que deveria para cumprir a responsabilidade que seria da outros a chance de você se complicar é bastante grande. Por saúde emocional e por necessidade, muitas vezes você vai precisar dizer não e tá tudo bem, isso é necessário.
6 – Evite a procrastinação – O nome pode parecer complicado, mas procrastinar nada mais é que aquele famoso “pra que fazer hoje o que pode ser feito amanhã?”. mas engana-se quem pensa que essa é uma decisão consciente. Muitas vezes, a gente para o trabalho para dar aquela olhadinha rápida nas redes sociais, mas quando se dá conta se passou meia hora. Esse é um problema muito frequente nos dias atuais, por isso, a disciplina é tão importante para que você se mantenha focado(a) nas metas e objetivos da sua empresa. Deixe pra olhar as redes sociais na hora do café ou do almoço.
7 – Delegue tarefas – Sabe quando você quer abraçar o mundo e acaba não dando conta de fazer nada? Pois é, esse também é um erro comum nas empresas que não fazem a gestão do tempo. Neste sentido, delegar tarefas é fundamental para que você possa focar em algumas atividades e para que o seu planejamento e as metas sejam cumpridos. Nós sabemos que delegar não é fácil, afinal exige confiança, mas você nunca saberá se pode ou não confiar se não deixar que as pessoas demonstrem seu potencial.
8 – Busque soluções para otimizar o tempo da sua empresa – Já dissemos aqui, mas é sempre importante reforçar: é fundamental que sua empresa esteja em constante atualização diante das soluções disponíveis, muitas vezes gratuitamente, no mercado. Procure por novas tecnologias e invista na inovação para fazer com que seus processos e atividades possam ser automatizados e para que você reduza seus custos e tenha mais tempo para o que de fato importa.
