As Notas Fiscais são importantes documentos que comprovam o que foi negociado pela sua empresa. É através delas que a sua organização pode comprovar à Receita Federal qual foi o seu faturamento e, desta forma, pagar apenas os impostos que lhe são devidos. Portanto, do ponto de vista da contabilidade, as Notas Fiscais são extremamente importantes para que o cálculo dos tributos possa ser feito de maneira correta.
O controle das Notas Fiscais também permite que o financeiro possa fazer uma estimativa de faturamento, além de permitir que sua empresa possa ter um controle eficiente do estoque, com o registro das entradas e saídas dos itens que são utilizados pela organização. A Método Contabilidade lembra que a não emissão de Notas Fiscais pode configurar crime de sonegação fiscal. Portanto, a formalização e o controle dos documentos fiscais é de suma importância para o equilíbrio financeiro do seu negócio.
Contudo, uma pergunta que sempre vem à tona na gestão das empresas é: por quanto tempo precisamos guardar as Notas Fiscais? Se você também tem essa dúvida, chegou a hora de conhecer a resposta!
A primeira coisa que você precisa saber é que sua empresa tem a obrigação de guardar as Notas Fiscais recebidas e emitidas. Por isso, é muito importante que a gestão se organize para organizar este arquivo. A popularização da Nota Fiscal Eletrônica facilitou muito esse trabalho e têm evitado o acúmulo de documentos físicos (Notas Fiscais Impressas). Entretanto, recomenda-se que a empresa sempre faça o backup desses arquivos, arquivando os documentos em pelo menos duas mídias diferentes (na nuvem e em um HD externo, por exemplo). No caso das Notas Fiscais Eletrônicas, é preciso guardar os arquivos .XML dos documentos. Esse formato armazena as notas fiscais de maneira online e garante sua validação por meio de uma assinatura digital.
Confira abaixo o período em que é preciso armazenar as Notas e também outros documentos fiscais:
Nota Fiscal: o prazo de guarda do documento é de 5 anos, de acordo com a Lei 5.172, Código Tributário Nacional, Art. 173;
Nota Fiscal de Saída: deve ser mantida pelo prazo de 10 anos, segundo a Lei 8.212, ou Lei Orgânica da Seguridade Social, Art. 46;
IRPJ: é necessário conservar a documentação por um período de 10 anos, estabelecido no Art. 33 da Lei Orgânica da Seguridade Social;
DAMEF: a Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal precisa ser arquivada durante 5 anos, segundo o Art. 173 do Código Tributário Nacional;
IPI / IPVA / ISSQN / ITR / IPTU / ITBI: esses documentos precisam ser armazenados por 5 anos, conforme Art. 173 do Código Tributário Nacional;
LALUR (Livro de Apuração de Lucro Real): precisa ser arquivado por 10 anos, a partir do último registro feito no mesmo, de acordo o Art. 46 da Lei Orgânica da Seguridade Social;
DAMEF (Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal): tem que ser mantido por 5 anos, prazo determinado pela Lei do Código Tributário Nacional, em seu Art. 173.
Lembre-se que é importante guardar esses documentos pelo prazo estabelecido, pois, do contrário, em caso de fiscalização sua empresa poderá ter que pagar multas e, inclusive, precisar pagar novamente impostos que já foram pagos anteriormente. Neste sentido, contar com um serviço de contabilidade de excelência, como a Método Contabilidade, é fundamental para essa organização. Entre em contato e conheça nossos serviços.
