A organização do espaço físico contribui para que a empresa possa funcionar de forma mais ágil e segura. Entretanto, os arquivos são sempre deixados em segundo plano, isso porque, exceto quando precisamos tirar alguma dúvida ou recorrer às informações lá contidas, esse material acaba ocupando um espaço que muitas vezes poderia estar sendo utilizado para a produtividade. Sabemos também que o custo do metro quadrado para as empresas costuma ser bastante elevado, por isso, o arquivo precisa ser o mais otimizado possível. Neste sentido, neste arquivo você vai entender o tempo em que precisa armazenar as informações dos funcionários na sua empresa.
Antes de explicarmos o prazo para que os documentos dos empregados sejam guardados, é importante que você saiba que esta não é apenas uma exigência trabalhista, mas é também uma forma de proteger a sua empresa contra eventuais demandas legais. Além do mais, se você não tem guardado de forma bastante segura esses documentos, é hora de se organizar, porque alguns arquivos precisam ser armazenados por até 30 anos. Confira a seguir a lista e o prazo para armazenar cada tipo de documento:
Documentos Tributários:
Prazo: 5 anos
- Imposto de Renda (IR)
- Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL)
- Programa de Integração Social (PIS)
- Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS)
- Simples Nacional
- Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos
- Livros fiscais e contábeis
- Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil
- Declarações: DIPJ, DCTF, DIRF
- Declaração de Ajuste Anual – declaração e comprovantes de lançamentos
Documentos trabalhistas e previdenciários:
Prazo: 30 anos
- Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)
- Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP)
- Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC)
Prazo: 10 anos
- Folha de pagamento
- Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários
Prazo: 5 anos
- Contribuição previdenciária (GPS)
- Contribuição sindical (GRCSU)
- Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário e controle de ponto
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
Prazo: 2 anos
- Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso-prévio
Prazo: Indeterminado
- Contrato de Trabalho
- Livro ou ficha de registro de empregado
Documentos armazenados na nuvem e em mídias digitais
A evolução tecnológica permitiu grandes avanços na redução de documentos físicos e papéis que antes precisavam ser arquivados em dezenas e até centenas de caixas, acumulando poeira e muitas vezes sendo alvo de insetos, como traças. Agora, as empresas podem armazenar e encontrar seus documentos de forma digital, visto que é possível escanear e organizar os comprovantes em arquivos na nuvem (servidores conectados ou não na internet), ou mesmo em mídias físicas, como pendrives e HDs externos.
Livros e documentos fiscais podem ser armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente, pois terão o mesmo valor probatório do original. Entretanto, é importante que a sua empresa tenha uma ou mais cópias de segurança desses documentos. A organização desses documentos é fundamental para a gestão da sua empresa, por isso, é fundamental contar com o serviço de um escritório de contabilidade que preza pela organização e excelência. A Método Contabilidade conta com uma equipe especializada que irá tratar os seus arquivos de forma organizada e segura.
