Como saber quanto sua empresa irá pagar de impostos, se você não tem organizado os documentos contábeis da sua organização? Essa é uma dificuldade e um grande problema enfrentado por muitas empresas que se descuidam em relação a esses documentos. Entretanto, é sempre importante lembrar que, caso sua empresa pague menos impostos do que o devido, ela está sujeita a multas pesadíssimas que podem, inclusive, inviabilizar o seu negócio.
Aqui, na Método Contabilidade, temos o compromisso de explicar para nossos (as) clientes a importância desses arquivos e os benefícios que um controle eficaz dos documentos contábeis pode trazer às organizações. Além do mais, o envio correto dos documentos para a contabilidade viabiliza a elaboração dos relatórios contábeis para que o(a) empreendedor(a) possa ter uma visão mais abrangente da saúde financeira da empresa, auxiliando na correta tomada de decisões sobre cortes de gastos, novos investimentos ou mesmo numa mudança de rumo da empresa.
É importante ressaltar que os documentos contábeis não podem conter rasuras. Portanto, para arquivamento, é preciso que tenham total integridade. Também vale destacar que esses documentos precisam ser arquivados em ordem cronológica, conforme o respectivo lançamento nos livros contábeis, com fechamento por mês, trimestre ou ano. A escolha dessa periodicidade vai depender do volume de documentos da empresa. Confira a seguir os principais documentos contábeis para uma empresa:
1) Notas fiscais
As Notas Fiscais são importantes documentos que comprovam o que foi negociado pela sua empresa. É através delas que a sua organização pode comprovar à Receita Federal qual foi o seu faturamento e, desta forma, pagar apenas os impostos que lhe são devidos. Portanto, do ponto de vista da contabilidade, as Notas Fiscais são extremamente importantes para que o cálculo dos tributos possa ser feito de maneira correta. Estes documentos fornecem informações sobre clientes, vendas, despesas e outros detalhes sobre o período. Elas falam diretamente sobre o faturamento da empresa.
Por sua importância, a emissão das Notas Fiscais exige muita atenção. Neste sentido, é fundamental contar com um sistema automatizado para a emissão destes documentos, pois erros na emissão das notas podem representar multas e outros tipos de consequências para o negócio. Para saber por quanto tempo é preciso guardar as notas fiscais, clique aqui.
2) Extratos de meios de pagamento
Como nem toda movimentação financeira resulta em um registro imediato no extrato bancário (emissão de boletos e vendas no crédito via cartão), os pagamentos a entrar, também chamados de recebíveis, devem ser lançados nos controles da contabilidade. Neste sentido, os extratos de meios de pagamento devem ser enviados à contabilidade, pois neles constam as informações sobre o seu faturamento, utilizadas para calcular os tributos, o lucro ou prejuízo do seu negócio.
Os extratos bancários também ajudam na contabilidade, por terem a data dos pagamentos realizados e de taxas pagas que eventualmente não acompanham guias, boletos ou demais comprovantes.
3) Comprovantes de recolhimento de tributo
Em relação aos tributos pagos, o envio dos comprovantes é fundamental para que a contabilidade possa levantar o saldo de fornecedores, diferentes tipos de despesas a pagar, empréstimos e emitir relatórios detalhados de suas contas. Além do mais, por meio desses comprovantes, a contabilidade também identifica se a empresa está pagando em dia e no valor correto os tributos devidos.
4) Diferentes documentos trabalhistas
Outros documentos extremamente importantes de serem enviados à contabilidade são os relacionados a pagamentos ou qualquer movimentação financeira relacionada aos funcionários. Muitos desses documentos são obrigatórios e servem de comprovação, ajudando a criar previsões sobre o futuro do negócio. Para saber por quanto tempo guardar os documentos dos funcionários, clique aqui.
5) Contratos diversos
Por fim, outro importante documento que deve ser enviado à contabilidade são os contratos , afinal, através deles será possível gerenciar as datas de contratos firmados, realizar os pagamentos devidos, gerenciar parcelamentos, etc. Apenas as cópias desses contratos já servem para a rotina contábil.
É sempre importante ressaltar que cada centavo é importante dentro de uma empresa, sobretudo naquelas que estão iniciando seus negócios. Por isso, a Método Contabilidade preparou uma página em seu site para que o(a) empresário(a) possa enviar os documentos e ainda ter acesso a informações como tabelas de vencimentos e tipos de documentos que devem ser enviados. É uma forma de otimizar seu tempo e agilizar os processos para sua empresa.
