Entenda o que é o CAEPF e como realizar essa obrigação

Se você presta serviço como pessoa física e paga alguém para te ajudar, como uma secretária, uma auxiliar ou um assistente, a Receita Federal já exige uma inscrição própria: o CAEPF, o Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física. Criado pela Instrução Normativa RFB nº 1.828/2018, o CAEPF substituiu o antigo CEI e é o cadastro que equipara, para fins previdenciários, a pessoa física a uma empresa. Esse cenário é comum entre profissionais da saúde que atendem como autônomos e contratam uma auxiliar antes de formalizar uma clínica. A seguir, quem precisa se inscrever, quais encargos incidem sobre a folha e o passo a passo para regularizar o cadastro.

O que é o CAEPF

O CAEPF é o cadastro da Receita Federal que identifica a atividade econômica de uma pessoa física quando ela não tem CNPJ, mas precisa prestar informações ao INSS e ao eSocial.

Segundo a Pamela Salles, contadora (CRC/SC-042560/O-7), especialista tributária e sócia da Método Contabilidade, o CAEPF é frequentemente confundido com uma formalidade menor, mas ele define como a pessoa física recolhe tributos e encargos sobre quem trabalha para ela. A inscrição tornou-se obrigatória em 15 de janeiro de 2019, e o contribuinte pode ter mais de uma inscrição: uma para cada imóvel rural, no caso de atividade rural, e uma para cada estabelecimento, no caso de atividade urbana.

Quem precisa se inscrever no CAEPF

Precisa de CAEPF a pessoa física que se enquadra em pelo menos uma das situações abaixo, conforme a IN RFB nº 1.828/2018.

• • Contribuinte individual que possui alguém prestando serviço para ele, como uma secretária ou auxiliar;
  • Produtor rural cuja atividade gera contribuição previdenciária;
  • Titular de cartório, com a matrícula emitida em nome do titular;

• Pessoa física não produtora rural que compra produção rural para revender no varejo a consumidor final;
• Perito aduaneiro;
• Segurado especial;
• Equiparado à empresa e desobrigado de CNPJ, quando não se encaixa nas situações anteriores.

Na rotina de profissionais autônomos da saúde, a situação mais comum é a primeira: o momento em que o profissional passa a ter alguém prestando serviço para ele antes de decidir abrir CNPJ.

O CAEPF substituiu o CEI: o que muda na prática

Na prática, o CAEPF não foi só uma troca de nome do CEI: com a obrigatoriedade da DCTFWeb para pessoa física, a partir dos fatos geradores de outubro de 2021, ele passou a ser a base usada para apurar e recolher as contribuições previdenciárias, substituindo de fato o CEI nos recolhimentos administrados pela Receita Federal.

Desde outubro de 2018, as informações do CAEPF também integram o evento S-1005, a Tabela de Estabelecimentos do eSocial. Isso significa que quem tem CAEPF e emprega alguém precisa manter o cadastro atualizado antes de enviar os eventos de admissão e remuneração do trabalhador.

Como fazer a inscrição no CAEPF

A inscrição é feita pelo portal e-CAC, no site da Receita Federal, e deve ser feita em até 30 dias contados do início da atividade econômica.

Também é possível se cadastrar presencialmente em uma unidade de atendimento da Receita Federal, onde é possível incluir, alterar ou excluir informações do cadastro. Um ponto de atenção é o CNAE da atividade: a inscrição pode ter mais de um código, e qualquer inclusão ou alteração de CNAE exige atualização do cadastro.

CAEPF tem custo? O que passa a incidir sobre a folha

Quem tem CAEPF é, de modo geral, equiparado a pessoa jurídica e recolhe encargos sobre a folha de quem trabalha para ele, com base na Lei nº 8.212/1991 e na IN RFB nº 971/2009.

• FGTS: 8% sobre a folha de pagamento dos empregados em geral, e 2% para o aprendiz, conforme o artigo 15 da Lei nº 8.036/90;
• Contribuição Previdenciária Patronal (CPP): 20% sobre o total da folha de pagamento dos empregados, salvo para produtores rurais que optaram pelo recolhimento sobre a venda da produção;
• INSS descontado dos empregados: alíquota progressiva conforme a faixa salarial. Em 2026, a tabela foi atualizada pela Portaria Interministerial MPS/MF nº 13/2026, com alíquotas de 7,5% a 14% e teto de R$ 8.475,55;
• RAT: alíquota que varia de 1% a 3% conforme o CNAE da atividade;
• FAP: para pessoas físicas equiparadas à empresa, o Fator Acidentário de Prevenção é sempre 1,00, conforme orientação da Receita Federal.

Como essa tabela é revisada todo início de ano, vale conferir a alíquota vigente antes de fechar a folha, principalmente em janeiro e fevereiro.

CAEPF é o mesmo que CNPJ?

Não. O CAEPF identifica a atividade econômica de quem é dispensado de inscrição no CNPJ, conforme o art. 2º da IN RFB nº 1.828/2018. Quem tem CAEPF continua sendo pessoa física para a Receita Federal, e é essa diferença que define quanto sobra no fim do mês.

A separação aparece em duas frentes. A primeira é o que você recebe: com CAEPF, os rendimentos seguem sendo tributados como pessoa física, pela tabela progressiva do Imposto de Renda, e o recolhimento é feito por carnê-leão quando quem paga também é pessoa física. Com CNPJ, a tributação passa a seguir o regime escolhido para a empresa, o que muda tanto a base de cálculo quanto a forma de retirada.

A segunda é o que se paga sobre quem trabalha para você. Os encargos descritos acima são recolhidos em guia própria por quem tem CAEPF, enquanto uma empresa recolhe conforme o regime em que está enquadrada. São bases de cálculo diferentes, então comparar as duas situações apenas pelo tipo de cadastro leva a conclusão errada.

Na rotina de clínicas e consultórios, essa conta muda conforme o faturamento, o número de pessoas na folha e o Fator R, que define o enquadramento no Simples Nacional. Por isso o CAEPF resolve a regularização imediata de quem já contratou alguém, mas não responde qual formato custa menos daqui para frente. Essa resposta só aparece com os números do próprio profissional na mesa.

CAEPF e profissionais da saúde: quando esse cadastro aparece na rotina de clínicas e consultórios

O CAEPF costuma aparecer na rotina de um profissional da saúde exatamente no momento em que ele deixa de atuar sozinho e contrata uma secretária ou auxiliar sem ainda ter aberto CNPJ.

Na carteira da Método Contabilidade, esse é um cenário recorrente entre médicos, dentistas, fisioterapeutas e psicólogos no início da carreira, que ainda atendem como pessoa física em mais de um local. Nesse período, a inscrição no CAEPF costuma vir junto com outras decisões, como se vale a pena continuar recebendo por RPA ou já migrar para um CNPJ, o que muda o regime de tributação e os encargos envolvidos.