Imagine que você está organizando uma festa de aniversário. Convidou cerca de 50 pessoas, mas não se planejou direito e no meio da festa falta bebida e comida para os convidados. Ou pior, sobra muita comida que acaba indo para o lixo. Na primeira hipótese, certamente você vai ficar extremamente constrangido e na segunda você vai se culpar, pois poderia ter economizado ou mesmo ter investido esse valor em outras atrações da festa.
Essa analogia pode ser usada para falar sobre a importância do planejamento e controle de estoque. O volume de mercadorias e/ou matéria prima que você compra para sua empresa, vai determinar o preço a ser pago por eles. Geralmente, quanto maior for a sua compra, maiores serão as possibilidades de negociar descontos e prazos de pagamento mais vantajosos. Entretanto, se você não tiver controle sobre o fluxo de saída desses produtos, poderá cair numa armadilha, comprando produtos demais, o que vai fazer com que o seu capital fique parado e se desvalorize. Além do mais, dependendo do tipo de produto comprado, seu prazo de validade pode expirar e aí o prejuízo será ainda maior.
Por outro lado, se você comprar produtos numa quantidade menor que a sua demanda, poderá ter de suspender sua produção até que a matéria prima faltante seja reabastecida, ou mesmo ter que informar aos seus clientes, que o produto está em falta. Ele vai procurar o produto em outro estabelecimento e você pode, inclusive, perder futuras vendas para esse cliente.
Um bom controle de estoque vai evitar que esses problemas aconteçam, pois, através dele você vai entender melhor a sazonalidade de consumo de produtos específicos, podendo se antecipar às demandas para não ficar sem mercadoria. Outro benefício é a otimização do espaço, afinal, cada metro quadrado ocupado no estoque tem um custo para o empresário, portanto, quanto mais otimizado for o seu estoque, menor será o espaço necessário e maior será a organização.
Confira, com a Método Contabilidade, algumas dicas para fazer um bom controle de estoque:
• Faça obrigatoriamente o registro de TODAS as entradas e saídas de mercadorias. Esses registros são cruciais para controle do estoque. Utilize fichas, planilhas ou um sistema informatizado;
• Implante um controle de requisição de saída, para toda mercadoria que sair do estoque. Esta é uma forma de saber exatamente para qual departamento ou colaborador os produtos foram destinados;
• Implante o Inventário Rotativo. Diariamente, escolha alguns itens para serem contados. Sempre que houver divergência nos números, deve-se fazer uma investigação para identificar as falhas no processo;
• Toda entrada de mercadoria deve ser acompanhada da Nota Fiscal. Verifique SEMPRE se a quantidade que está sendo entregue é a mesma que consta na NF. A adequação das notas fiscais é fundamental para a contabilidade;
• Realize inventários periódicos para confirmar se a quantidade de produtos registrada no sistema coincide com o estoque físico.
• Quando houver um produto com baixa demanda, utilize estratégias de divulgação e/ou promoção, para que ele não fique tempo demais no seu estoque e perca o prazo de validade.
• Mantenha boas parcerias com distribuidores que lhe permitam fazer compras menores, mas com preços justos, para manter o estoque enxuto. Diversifique seus fornecedores para não criar uma relação de dependência com apenas um distribuidor.
• Mantenha seu estoque sempre limpo e organizado.
Um bom controle de estoque permitirá que os gestores calculem o giro das mercadorias e aperfeiçoem o processo de compras, reduzindo assim o peso desses ativos sobre o capital de giro da empresa. Além disso, com o controle do estoque você terá a segurança de que as mercadorias são realmente utilizadas e não desviadas.
