O certificado digital é a identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa, emitida dentro da ICP-Brasil, a infraestrutura criada pela Medida Provisória 2.200-2/2001. Ele permite assinar documentos com validade jurídica e acessar sistemas do governo. Existem dois tipos principais: o A1, um arquivo instalado no computador, com validade de 1 ano, e o A3, guardado em token, cartão ou nuvem, com validade de até 5 anos pela regra da ICP-Brasil, e as autoridades certificadoras também oferecem prazos menores. A empresa usa o e-CNPJ para emitir nota fiscal eletrônica e transmitir obrigações como eSocial, DCTFWeb e EFD-Reinf. O profissional de saúde usa o e-CPF para assinar receitas e atestados digitais. Certificado vencido não gera multa por si só, mas impede emitir notas e entregar declarações, e as multas dessas obrigações correm normalmente.
Para clínicas, o vencimento do certificado costuma ser descoberto no pior momento: na hora de emitir a nota ou de enviar a folha.
O que é certificado digital
O certificado digital é um documento eletrônico que identifica o titular e garante a autoria e a integridade do que ele assina. Emitido por uma autoridade certificadora credenciada à ICP-Brasil, sob a supervisão do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), ele tem a mesma validade jurídica de uma assinatura de próprio punho.
Os dois modelos mais usados por empresas e profissionais são:
- e-CNPJ: certificado da empresa, usado para nota fiscal eletrônica, eSocial, DCTFWeb, EFD-Reinf e serviços da Receita;
- e-CPF: certificado da pessoa física, usado pelo sócio, pelo responsável legal e pelo profissional de saúde para assinar documentos.
Certificado digital A1 ou A3
A diferença entre o certificado A1 e o A3 está em onde a chave fica guardada e por quanto tempo ele vale:
| Ponto | A1 | A3 |
|---|---|---|
| Onde fica | Arquivo instalado no computador ou no sistema emissor | Token, cartão com leitora ou nuvem |
| Validade máxima | 1 ano | 5 anos, pela regra da ICP-Brasil |
| Uso típico | Emissão automática de notas e integração com sistemas | Assinatura pessoal, uso em mais de um lugar com segurança |
| Ponto de atenção | Precisa ser renovado todo ano | Perda do token ou esquecimento da senha bloqueiam o uso |
Fonte das validades: DOC-ICP-04 do ITI. Para empresas que emitem muitas notas por sistema, o A1 costuma ser prático, porque fica instalado no emissor. Para assinatura de documentos pelo sócio ou pelo profissional, o A3 em nuvem permite usar o certificado no celular e em mais de um computador.
Quem precisa de certificado digital
O certificado digital da empresa é necessário para emitir nota fiscal eletrônica de produto e para transmitir obrigações por sistema, como eSocial, DCTFWeb e EFD-Reinf. Em vários serviços da Receita, o acesso também pode ser feito pela conta gov.br do responsável legal, e, com procuração eletrônica, a contabilidade pode transmitir eSocial, DCTFWeb e EFD-Reinf com o próprio certificado. O e-CNPJ da empresa continua indispensável para emitir nota fiscal eletrônica de produto.
Para o médico, o e-CPF tem outro papel. Pela Resolução CFM 2.299/2021, receitas, atestados, laudos e demais documentos emitidos em meio digital precisam de assinatura com certificado ICP-Brasil. A Lei 5.991/1973, com a redação da Lei 14.063/2020, exige assinatura qualificada, com certificado ICP-Brasil, para receitas de medicamentos de controle especial e atestados eletrônicos. As regras do atestado estão no post sobre atestado médico.
Você sabe quando vence o certificado digital da sua empresa?
Certificado vencido trava a emissão de notas e a entrega das obrigações, e as multas por atraso continuam correndo. A Método acompanha o vencimento do certificado digital dos clientes e avisa antes do prazo, junto com os de férias, ASO e alvarás.
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O que acontece com o certificado digital vencido
Com o certificado digital vencido, a empresa não consegue assinar nem transmitir. Na prática:
- a nota fiscal eletrônica de produto deixa de ser emitida até a renovação;
- o envio da folha ao eSocial, da DCTFWeb e de outras obrigações fica parado;
- o atraso dessas obrigações gera as multas próprias de cada uma, mesmo que o motivo seja o certificado.
O vencimento em si não tem multa. O problema é o efeito em cadeia, que costuma aparecer perto de prazos como o fechamento da folha, no dia 15, e o vencimento dos tributos, no dia 20. Os prazos e as consequências de obrigações atrasadas estão no post sobre eSocial em atraso.
Como emitir e renovar o certificado digital
O certificado é emitido por uma autoridade certificadora credenciada à ICP-Brasil, depois da validação da identidade do titular. Desde 2021, a validação pode ser feita por videoconferência, com conferência biométrica em base oficial, conforme as regras do Comitê Gestor da ICP-Brasil.
O e-CNPJ é emitido em nome da empresa e fica sob a responsabilidade do representante legal cadastrado no CNPJ, que passa pela validação de identidade. A emissão exige os documentos da empresa e dele. Alguns cuidados ajudam a evitar paradas:
- anotar a data de vencimento de cada certificado da empresa e dos sócios;
- renovar com pelo menos 30 dias de antecedência;
- guardar a senha do certificado em local seguro, porque ela não pode ser recuperada;
- atualizar o certificado nos sistemas de emissão de notas e de folha logo após a renovação.
Perguntas frequentes sobre certificado digital
Qual a diferença entre certificado digital A1 e A3?
O A1 é um arquivo instalado no computador ou no sistema, com validade de 1 ano. O A3 fica em token, cartão ou nuvem e pode valer até 5 anos pela regra da ICP-Brasil. O A1 é prático para emissão automática de notas; o A3 é usado para assinatura pessoal.
Toda empresa precisa de certificado digital?
Precisa a empresa que emite nota fiscal eletrônica de produto. Para eSocial e DCTFWeb, o envio pode ser feito com o certificado da empresa ou de um procurador, como a contabilidade, e alguns serviços da Receita aceitam a conta gov.br do responsável legal.
O que acontece se o certificado digital vencer?
O vencimento não tem multa, mas a empresa fica sem emitir nota eletrônica e sem transmitir obrigações. As multas por atraso dessas obrigações correm normalmente, mesmo que o motivo seja o certificado.
Médico precisa de certificado digital?
Para assinar receitas, atestados e laudos em meio digital, sim. A Resolução CFM 2.299/2021 exige assinatura com certificado ICP-Brasil, e receitas de controle especial exigem assinatura qualificada pela Lei 5.991/1973.
Dá para emitir o certificado digital por videoconferência?
Sim. Desde 2021, as regras da ICP-Brasil permitem validar a identidade do titular por videoconferência, com conferência biométrica em base oficial.
