A EFD-Reinf é a declaração mensal em que a empresa informa à Receita Federal as retenções e contribuições que não passam pela folha de pagamento, como o imposto de renda retido de prestadores de serviço. O prazo é o dia 15 do mês seguinte ao dos fatos, e, quando o dia 15 cai em fim de semana ou feriado, a entrega passa para o primeiro dia útil seguinte. A obrigação nasce do fato, e não do regime: empresa do Simples Nacional também entrega quando retém imposto ou contribuição. Já no mês sem nenhum fato a informar, a entrega é dispensada. O atraso gera multa de 2% ao mês sobre os tributos informados, limitada a 20%, com mínimo de R$ 500. E as informações da EFD-Reinf alimentam a DCTFWeb, onde viram débito confessado.
Em clínicas, o caso típico é o pagamento a médicos e outros profissionais contratados como pessoa jurídica.
O que é a EFD-Reinf
A EFD-Reinf, Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais, faz parte do Sped e é regulada pela Instrução Normativa RFB 2.043/2021. Ela complementa o eSocial: o eSocial recebe o que é da folha, e a EFD-Reinf recebe as retenções e contribuições ligadas a serviços tomados e prestados, à receita bruta e a pagamentos a terceiros.
Para fatos ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2025, a série R-4000 da EFD-Reinf, junto com eventos do eSocial, substituiu a DIRF. Na prática, os rendimentos pagos e o imposto retido de cada beneficiário passaram a ser informados só mês a mês, sem a antiga declaração anual.
Quem é obrigado a entregar a EFD-Reinf
É obrigado a entregar a EFD-Reinf quem tem, no mês, algum dos fatos previstos na Instrução Normativa, inclusive empresas imunes, isentas e do Simples Nacional. Os casos que aparecem na rotina das empresas:
- Retenções sobre pagamentos a terceiros (série R-4000): imposto de renda, CSLL, PIS e Cofins retidos ao pagar pessoas jurídicas e físicas fora da folha.
- Cessão de mão de obra e empreitada (R-2010 e R-2020): a retenção de INSS, em regra de 11%, tanto por quem toma quanto por quem presta o serviço.
- Contribuição previdenciária sobre a receita bruta (R-2060): empresas que optaram pela desoneração da folha.
- Distribuição de lucros: informada no evento R-4010, inclusive por empresas do Simples. Desde janeiro de 2026, pela Lei 15.270/2025, há retenção de 10% quando a mesma empresa paga mais de R$ 50 mil no mês ao mesmo sócio pessoa física.
Produtores rurais, agroindústrias, clubes de futebol e promotores de eventos esportivos têm eventos próprios.
EFD-Reinf em clínicas: pagamento a médicos PJ
A clínica que paga médicos ou outros profissionais contratados como pessoa jurídica é a situação que costuma gerar EFD-Reinf na saúde. Sobre serviços profissionais, como os médicos, a regra é reter 1,5% de imposto de renda e 4,65% de CSLL, PIS e Cofins, e informar as retenções no evento R-4020. A retenção de imposto de renda não se aplica a serviços prestados por hospital, pronto-socorro, ambulatório, casa de saúde ou banco de sangue.
O regime das duas pontas muda a conta:
- Prestador do Simples Nacional: não sofre essas retenções, desde que entregue à clínica a declaração de que é optante.
- Clínica do Simples como pagadora: fica dispensada de reter CSLL, PIS e Cofins, mas continua obrigada a reter o imposto de renda sobre serviços profissionais pagos a prestador fora do Simples.
- Clínica do Lucro Presumido ou Real: retém as duas parcelas, salvo as dispensas legais, como a de CSLL, PIS e Cofins de até R$ 10.
A escolha entre contratar o profissional como pessoa física ou jurídica tem outros efeitos, explicados no post sobre médico pessoa física ou jurídica.
Sua clínica retém e informa o imposto dos profissionais PJ?
Retenção esquecida gera cobrança para a clínica, com multa e juros, mesmo que o imposto fosse do prestador. A Método confere as notas dos profissionais PJ, calcula as retenções e entrega a EFD-Reinf e a DCTFWeb no prazo.
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EFD-Reinf prazo: quando entregar
O prazo da EFD-Reinf é o dia 15 do mês seguinte ao dos fatos. As retenções de março, por exemplo, são informadas até 15 de abril. Se o dia 15 não for dia útil, o prazo passa para o primeiro dia útil seguinte, regra em vigor desde a Instrução Normativa RFB 2.163/2023.
A EFD-Reinf precisa estar fechada antes da DCTFWeb, que reúne os débitos do eSocial e da própria Reinf e gera a guia de pagamento. Atraso numa ponta trava a outra.
EFD-Reinf sem movimento: precisa entregar?
Não. Pela Instrução Normativa RFB 2.043/2021, a entrega da EFD-Reinf é dispensada no mês em que não há fatos a informar. O evento de fechamento sem movimento ficou reservado a situações específicas, como o mês em que todos os eventos enviados foram excluídos.
O cuidado está na DCTFWeb. Se, além da EFD-Reinf, também não houver fatos no eSocial, como folha ou pró-labore, a empresa transmite a DCTFWeb sem movimento na primeira competência sem fatos, e ela vale até que surja novo fato. Vale confirmar com a contabilidade, mês a mês, se de fato não houve retenção, porque um único pagamento a prestador PJ já cria a obrigação.
Multa por atraso na EFD-Reinf
A multa por atraso na EFD-Reinf é de 2% ao mês-calendário ou fração sobre os tributos informados, limitada a 20%, com valor mínimo de R$ 500. Informações incorretas ou omitidas custam R$ 20 para cada grupo de 10 informações.
A multa cai pela metade quando a empresa entrega antes de qualquer procedimento de fiscalização, e em 25% quando entrega no prazo fixado na intimação. Para microempresas e empresas de pequeno porte do Simples, a redução é de 50%, aplicada no lugar dessas, e deixa de valer se a multa não for paga em até 30 dias da notificação. Além da multa da declaração, a retenção não feita gera cobrança para a empresa pagadora: do imposto, se apurada antes do fim do período de apuração do prestador, ou de multa e juros, se apurada depois.
Perguntas frequentes sobre EFD-Reinf
Qual o prazo da EFD-Reinf?
O dia 15 do mês seguinte ao dos fatos. As retenções de um mês são informadas até o dia 15 do mês seguinte. Se o dia 15 não for dia útil, o prazo passa para o primeiro dia útil seguinte, conforme a Instrução Normativa RFB 2.163/2023.
Precisa entregar a EFD-Reinf sem movimento?
Não. A Instrução Normativa RFB 2.043/2021 dispensa a entrega no mês sem fatos a informar. Se também não houver folha ou pró-labore no eSocial, a empresa declara a DCTFWeb sem movimento na primeira competência sem fatos. Um único pagamento com retenção já torna a entrega obrigatória.
Empresa do Simples Nacional entrega EFD-Reinf?
Entrega quando tiver fato a informar, como imposto de renda retido de prestador pessoa jurídica, retenção de INSS em cessão de mão de obra ou distribuição de lucros. A obrigação depende das operações do mês, e não do regime tributário.
Clínica precisa reter imposto de médico PJ?
Em regra, sim: 1,5% de imposto de renda e 4,65% de CSLL, PIS e Cofins, informados no evento R-4020. Não há retenção se a empresa do médico for do Simples e entregar a declaração, e a clínica do Simples fica dispensada de reter CSLL, PIS e Cofins.
Qual a multa por atraso na EFD-Reinf?
2% ao mês sobre os tributos informados, limitada a 20%, com mínimo de R$ 500. A multa cai pela metade se a entrega ocorrer antes de procedimento de fiscalização, e ME e EPP do Simples têm redução de 50%, que substitui as demais.
