Documentos contábeis são os comprovantes de tudo o que entra e sai da empresa: notas fiscais emitidas e recebidas, extratos bancários, comprovantes de pagamento, contratos, folha de pagamento e guias de impostos. É a partir deles que a contabilidade registra cada operação, e o Código Civil, no artigo 1.179, obriga o empresário e a sociedade empresária a manter a escrituração em correspondência com essa documentação. Na prática, a lista a enviar ao contador todo mês tem dois itens que nunca podem faltar: as notas e os extratos de todas as contas da empresa. Sem eles, o balanço não mostra a empresa real, a distribuição de lucros fica limitada e depósitos cuja origem a empresa não comprove, quando intimada, podem ser tratados pela Receita como receita omitida.
Entre os documentos que costumam faltar, o extrato bancário completo é o que mais pesa, porque é com ele que a contabilidade confere todos os outros.
O que são documentos contábeis
Documentos contábeis são os registros que comprovam os fatos da empresa e servem de base para a escrituração. Pela norma do Conselho Federal de Contabilidade para escrituração, a ITG 2000, todo lançamento contábil precisa estar apoiado em documentação hábil, ou seja, em um documento que prove que a operação aconteceu e como aconteceu.
Isso inclui documentos fiscais, bancários, trabalhistas e societários. Uma nota de compra prova a despesa, o extrato prova a saída do dinheiro, o contrato prova a obrigação. Quando um deles falta, o lançamento fica sem lastro, e a contabilidade passa a refletir estimativas em vez de fatos.
Quais documentos enviar para a contabilidade todo mês
Os documentos a enviar todo mês variam conforme o negócio, mas a base é a mesma para quase todas as empresas:
| Documento | Para que serve |
|---|---|
| Notas fiscais emitidas | Apurar a receita e os impostos |
| Notas fiscais de compras e despesas, em XML quando eletrônicas | Comprovar custos e despesas e, quando cabível, aproveitar créditos |
| Extratos de todas as contas, aplicações e contas de pagamento | Conciliar entradas e saídas com as notas e os pagamentos |
| Relatórios das maquininhas e do Pix | Separar taxas, prazos e valores recebidos por cartão |
| Comprovantes de pagamento e guias pagas | Registrar despesas e tributos efetivamente quitados |
| Contratos novos, como aluguel, empréstimos e financiamentos | Registrar obrigações, juros e parcelas |
| Informações de pessoal: admissões, férias, faltas, horas extras e desligamentos | Calcular a folha, os encargos e as obrigações do eSocial |
Retiradas dos sócios também precisam ser informadas, separando pró-labore, distribuição de lucros e eventuais adiantamentos. Pagamento pessoal feito pela conta da empresa sem esse registro é o começo da confusão patrimonial.
Por que o extrato bancário não pode faltar
O extrato bancário é o documento que permite conferir todos os outros. É na conciliação bancária que a contabilidade encontra a nota não emitida, a despesa sem comprovante e a retirada não registrada.
Ele também é o que a Receita já tem. As instituições financeiras informam a movimentação das contas ao Fisco, e depósitos sem origem comprovada podem ser tratados como receita omitida, pelo artigo 42 da Lei 9.430/1996. Quando o contador não recebe o extrato, a empresa perde a chance de explicar a diferença antes que o Fisco pergunte.
Sua contabilidade recebe todos os documentos do mês?
Sem extratos e notas completos, o balanço não mostra a empresa real e o lucro que você pode distribuir fica limitado. A Método entrega na integração uma relação de documentos e prazos e acompanha o que falta a cada fechamento.
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O que acontece quando os documentos não chegam
Quando os documentos não chegam, a contabilidade deixa de ser ferramenta de gestão e vira só emissão de guias. Os efeitos aparecem em quatro frentes:
- Lucros limitados: no Simples Nacional, a distribuição de lucros isenta acima do percentual presumido depende de escrituração contábil que comprove o lucro maior, pelo artigo 14 da LC 123/2006.
- Crédito mais difícil: bancos pedem balanço e demonstração de resultado, e números que não batem com o extrato pesam contra a empresa.
- Decisões no escuro: sem despesas completas, não há margem confiável para definir preço, contratar ou investir.
- Risco na fiscalização: despesa sem documento pode ser desconsiderada e receita sem nota, cobrada com multa.
Como organizar o envio dos documentos
Organizar o envio é mais uma questão de rotina do que de volume. O que funciona na maioria das empresas:
- data fixa no mês para enviar tudo do mês anterior;
- uma pasta digital por mês, com subpastas para notas, extratos, folha e contratos;
- download automático dos XML das notas recebidas, sempre que o sistema permitir;
- conta bancária usada só para a empresa, o que simplifica a conciliação e evita a confusão patrimonial;
- arquivo organizado por ano, respeitando o prazo para guardar documentos fiscais.
Com a rotina estabelecida, o fechamento do mês sai mais cedo, e os números chegam a tempo de orientar decisões, não só de cumprir obrigações.
Perguntas frequentes sobre documentos contábeis
O que são documentos contábeis?
São os comprovantes das operações da empresa que servem de base para a escrituração: notas fiscais, extratos bancários, comprovantes de pagamento, contratos, folha e guias de impostos. A norma ITG 2000, do CFC, exige que todo lançamento contábil esteja apoiado em documentação hábil.
Quais documentos enviar para a contabilidade todo mês?
Notas fiscais emitidas e recebidas, extratos de todas as contas e aplicações, relatórios das maquininhas e do Pix, comprovantes de pagamento, contratos novos e informações de pessoal, como admissões, férias e horas extras. Retiradas dos sócios também devem ser informadas.
Por que a contabilidade precisa do extrato bancário?
Porque é na conciliação do extrato que aparecem notas não emitidas, despesas sem comprovante e retiradas não registradas. Além disso, a Receita recebe dos bancos a movimentação das contas, e depósitos sem origem comprovada podem ser tratados como receita omitida.
Empresa do Simples Nacional precisa de contabilidade completa?
O Simples exige no mínimo o livro-caixa, mas a sociedade empresária deve manter escrituração contábil pelo Código Civil, e é ela que permite distribuir lucros isentos acima do percentual presumido, pelo artigo 14 da LC 123/2006. A escrituração também é pedida por bancos e em licitações.
Como organizar os documentos para a contabilidade?
Defina uma data fixa para o envio, crie uma pasta digital por mês, baixe automaticamente os XML das notas recebidas e use uma conta bancária exclusiva da empresa. Arquive tudo por ano, respeitando os prazos de guarda.
