O eSocial é o sistema do governo federal em que todo empregador informa os dados dos seus trabalhadores: admissões, folha de pagamento, afastamentos, desligamentos e informações de saúde e segurança do trabalho. Ele foi criado pelo Decreto 8.373/2014 e hoje é obrigatório para toda empresa que tenha empregados ou que pague pró-labore aos sócios ou serviços de autônomos, inclusive as do Simples Nacional, que entraram por etapas entre 2019 e 2022. As informações são enviadas por eventos, cada um com um prazo: a admissão vai até o dia anterior ao início do trabalho, e a folha do mês fecha até o dia 15 do mês seguinte. Os dados do eSocial alimentam a DCTFWeb, que apura as contribuições previdenciárias, e o FGTS Digital, que emite a guia do FGTS. Por isso, um erro no eSocial costuma virar erro de imposto.
Para clínicas, o eSocial reúne no mesmo lugar a rotina de departamento pessoal e os exames ocupacionais da equipe.
O que é o eSocial
O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Em vez de entregar várias declarações separadas, o empregador envia os eventos de cada trabalhador em um único ambiente, e os órgãos (Receita Federal, INSS, Ministério do Trabalho e Caixa) usam as mesmas informações.
O eSocial substituiu ou passou a alimentar várias obrigações antigas:
- CAGED e RAIS, substituídos pelas informações do eSocial;
- livro ou ficha de registro de empregados, que pode ser mantido em meio eletrônico pelo próprio eSocial;
- GFIP, substituída pela DCTFWeb na parte das contribuições previdenciárias e pelo FGTS Digital na parte do FGTS.
O FGTS Digital é obrigatório desde março de 2024. A guia é gerada a partir da folha enviada ao eSocial, paga por PIX, com vencimento no dia 20 do mês seguinte.
Eventos do eSocial
Os eventos do eSocial são as informações enviadas pelo empregador, divididas em grupos:
| Grupo | Exemplos de eventos | Quando são enviados |
|---|---|---|
| Tabelas | S-1000 (dados do empregador), S-1005 (estabelecimentos), S-1010 (rubricas da folha) | No início e sempre que houver alteração |
| Não periódicos | S-2200 (admissão), S-2206 (alteração do contrato), S-2230 (afastamento), S-2299 (desligamento) | Quando o fato acontece |
| Periódicos | S-1200 (remuneração), S-1210 (pagamentos), S-1299 (fechamento) | Todo mês |
| Saúde e segurança | S-2210 (acidente de trabalho), S-2220 (exames ocupacionais), S-2240 (condições ambientais) | Quando o fato acontece e na admissão |
Os eventos de saúde e segurança dependem dos programas da empresa, como o PCMSO, que gera os exames do S-2220, e do PPP, que passou a ser formado a partir das informações do S-2240.
Prazos do eSocial
Os principais prazos do eSocial são:
- admissão (S-2200 ou registro preliminar S-2190): os dados básicos até o dia anterior ao início do trabalho e o restante do cadastro até o dia 15 do mês seguinte;
- folha do mês (S-1200 e S-1299): até o dia 15 do mês seguinte;
- 13º salário: até 20 de dezembro;
- desligamento (S-2299): em regra, até 10 dias após o desligamento;
- acidente de trabalho (S-2210): até o primeiro dia útil seguinte, ou imediatamente em caso de morte.
O fechamento da folha no dia 15 abre o prazo de pagamento dos tributos e do FGTS, que vencem no dia 20. Como registrar o empregado do jeito certo desde o primeiro dia está no post sobre como registrar um funcionário na clínica, e a comunicação de acidente no post sobre como emitir a CAT.
As admissões da sua equipe estão chegando ao eSocial antes do primeiro dia?
Empregado trabalhando sem registro gera multa por pessoa, e folha enviada com erro vira guia errada de INSS e FGTS. A Método cuida da rotina de departamento pessoal: envia admissões, folha e desligamentos ao eSocial e acompanha os vencimentos de férias e ASO da equipe.
Atendimento remoto para todo o Brasil.
Multas do eSocial
As multas ligadas ao eSocial vêm da CLT e das obrigações que ele alimenta:
- R$ 3.000 por empregado sem registro, e R$ 800 para microempresa e empresa de pequeno porte, pelo artigo 47 da CLT, com o mesmo valor a cada reincidência;
- R$ 600 por empregado quando faltam informações obrigatórias do registro, pelo artigo 47-A;
- multas por atraso da DCTFWeb e encargos sobre INSS e FGTS pagos fora do prazo.
Quando o envio atrasa, a regularização segue um caminho próprio, explicado no post sobre eSocial em atraso.
Quem é obrigado ao eSocial
São obrigadas ao eSocial as empresas que têm empregados ou que pagam pró-labore aos sócios ou serviços de autônomos, inclusive microempresas, empresas de pequeno porte e o MEI que tem empregado. A empresa sem nenhum desses pagamentos informa a situação de sem movimento. As empresas do Simples Nacional entraram no grupo 3 do cronograma, que terminou em 2022 com os eventos de saúde e segurança do trabalho. O empregador doméstico também usa o eSocial, em um módulo simplificado próprio, que gera a guia única com INSS, FGTS e demais encargos.
O acesso ao sistema pode ser feito com o certificado digital da empresa ou de um procurador, ou pela conta gov.br, conforme o tipo de empregador e de serviço. Quem terceiriza a folha para a contabilidade normalmente dá procuração eletrônica para que os envios sejam feitos em nome da empresa. As regras do certificado estão no post sobre certificado digital.
Perguntas frequentes sobre o eSocial
O que é o eSocial?
É o sistema do governo federal em que o empregador informa os dados dos trabalhadores, como admissão, folha, afastamentos, desligamentos e saúde e segurança do trabalho. Foi criado pelo Decreto 8.373/2014 e alimenta a DCTFWeb e o FGTS Digital.
Quais são os principais eventos do eSocial?
S-2200 (admissão), S-1200 (remuneração), S-1299 (fechamento da folha), S-2230 (afastamento), S-2299 (desligamento) e os de saúde e segurança: S-2210 (acidente), S-2220 (exames) e S-2240 (condições ambientais).
Qual o prazo para enviar a admissão no eSocial?
Os dados básicos vão até o dia anterior ao início do trabalho. Empregado trabalhando sem registro gera multa de R$ 3.000 por pessoa, ou R$ 800 para microempresa e empresa de pequeno porte, pelo artigo 47 da CLT.
Empresa do Simples Nacional precisa do eSocial?
Sim, se tiver empregados ou pagar pró-labore ou autônomos. As empresas do Simples entraram no grupo 3 do eSocial, com todas as fases concluídas em 2022.
O eSocial substituiu a GFIP?
A GFIP foi substituída pela DCTFWeb, nas contribuições previdenciárias, e pelo FGTS Digital, no FGTS. As duas usam as informações enviadas ao eSocial.
