Como tirar certidão negativa de débitos da empresa

Para tirar a certidão negativa de débitos federais, basta acessar o serviço de certidões da Receita Federal, informar o CNPJ e emitir o documento, sem login e sem custo. Se a empresa estiver regular, a certidão sai na hora e vale 180 dias, conforme a Portaria Conjunta RFB/PGFN 1.751/2014. Se houver pendência, como declaração não entregue ou imposto em atraso, o sistema não emite e a empresa precisa consultar o relatório de situação fiscal no e-CAC, regularizar e emitir de novo. Quando a dívida existe mas está parcelada, garantida ou suspensa, a Receita emite a certidão positiva com efeitos de negativa, que vale para os mesmos fins. Além da federal, a empresa costuma precisar das certidões estadual, municipal, do FGTS e trabalhista.

A certidão costuma ser pedida na pior hora: no meio de uma licitação, de um financiamento ou da assinatura de um contrato. Por isso, vale saber antes se ela vai sair.

O que é certidão negativa de débitos

Certidão negativa de débitos é o documento que comprova que a empresa não tem dívidas pendentes com um órgão público. A federal, emitida em conjunto pela Receita e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, abrange os tributos federais, as contribuições previdenciárias e a dívida ativa da União.

Ela é exigida em licitações e contratos com o poder público, em financiamentos e, cada vez mais, por clientes e fornecedores que querem saber com quem estão negociando.

Como tirar a certidão negativa federal

A certidão negativa federal é emitida no site da Receita Federal, no serviço de certidões. O caminho:

1. acessar o serviço de emissão de certidão de débitos relativos a tributos federais e à dívida ativa da União;
2. informar o CNPJ da empresa;
3. emitir e salvar o documento, que traz data, hora e código de controle para conferência.

Se o sistema informar que não é possível emitir pela internet, existe alguma pendência. O passo seguinte é consultar o relatório de situação fiscal no e-CAC, o portal de serviços da Receita Federal, que mostra o que está travando a certidão: declarações não entregues, tributos em atraso, parcelamentos com parcela vencida ou divergências entre o que foi declarado e o que foi pago.

Depois de regularizada a pendência, a liberação costuma ser automática em alguns dias. Quando a pendência é indevida, por exemplo um débito já pago ou suspenso por decisão judicial, o pedido de revisão é feito pelo e-CAC, para débitos com a Receita, ou pelo Regularize, da PGFN, para débitos inscritos em dívida ativa.

Certidão positiva com efeitos de negativa

A certidão positiva com efeitos de negativa é emitida quando a empresa tem débitos, mas eles estão em situação que impede a cobrança. O artigo 206 do Código Tributário Nacional prevê três casos: crédito ainda não vencido, débito em execução com penhora efetivada e débito com exigibilidade suspensa, como no parcelamento em dia ou no depósito judicial integral.

Para quem a recebe, ela tem o mesmo valor da certidão negativa. É por isso que parcelar uma dívida, quando não dá para pagar à vista, costuma ser o caminho para destravar uma licitação ou um financiamento, desde que as parcelas sejam pagas em dia.

Outras certidões que a empresa costuma precisar

A certidão federal raramente é pedida sozinha. Em licitações e financiamentos, o pacote costuma incluir:

Cada uma tem prazo de validade próprio, informado no documento. Vale manter um controle das datas, porque certidão vencida na fase de habilitação pode levar à inabilitação da empresa na licitação.

Por que a certidão não sai e como evitar

A certidão não sai, na maioria dos casos, por pendências que poderiam ser evitadas com rotina. As mais comuns:

• declaração entregue fora do prazo ou não entregue, que além de travar a certidão pode levar ao CNPJ inapto;
• DAS ou guia federal em atraso, mesmo de valor pequeno;
• parcelamento com parcela vencida, que derruba a suspensão da dívida;
• diferença entre o valor declarado e o valor pago.

Para empresas do Simples Nacional, débito sem exigibilidade suspensa tem um custo maior que a certidão: se não for regularizado em 30 dias após a notificação, leva à exclusão do Simples Nacional. Consultar a situação fiscal todo mês, e não só quando a certidão é exigida, é o que evita a surpresa.