Sublimite Simples Nacional: o que acontece quando a empresa se aproxima do limite e quando agir

Crescer e se aproximar do limite do Simples Nacional costuma ser lido como boa notícia, e é. O problema aparece quando a empresa só enxerga a mudança depois que ela já aconteceu. Antes do teto de R$ 4,8 milhões existe o sublimite Simples Nacional, fixado em R$ 3,6 milhões, que trata apenas do ICMS e do ISS: ao ultrapassá-lo, a empresa continua no regime para os tributos federais, mas passa a recolher esses dois impostos por fora do Simples. E a diferença entre ultrapassar em até 20% ou em mais de 20% define se a mudança começa apenas em janeiro do ano seguinte ou já no mês seguinte ao excesso. Por isso a hora de agir não é quando o limite é cruzado. É quando a receita acumulada mostra que a empresa caminha para chegar lá.

O que é o sublimite Simples Nacional e por que ele aparece antes do teto

O sublimite do Simples Nacional é um limite separado, de R$ 3,6 milhões por ano, que vale só para o ICMS e o ISS. Abaixo dele, tudo é recolhido de forma unificada no DAS. Acima dele, mas ainda dentro dos R$ 4,8 milhões, a empresa entra em uma faixa híbrida: os tributos federais seguem no Simples, apurados pelo PGDAS-D, enquanto o ICMS e o ISS passam a ser calculados e pagos em guias próprias, pelas regras do estado e do município.

Para 2026 esse valor foi mantido. A Secretaria-Executiva do Comitê Gestor do Simples Nacional confirmou o sublimite de R$ 3,6 milhões para todos os estados e o Distrito Federal, por meio da Portaria CGSN nº 54/2025, publicada no Diário Oficial da União em 19 de novembro de 2025. A base legal está nos artigos 19 e 20 da Lei Complementar nº 123/2006. Nenhum estado optou por um valor menor, então a regra vale igual em Santa Catarina e no restante do país.

A diferença entre ultrapassar o sublimite em até 20% e em mais de 20%

É essa margem de 20% que decide o tamanho do problema. Vinte por cento de R$ 3,6 milhões são R$ 720 mil, o que coloca o ponto de virada em R$ 4,32 milhões de receita acumulada no ano.

• Excesso de até 20% (receita no ano até R$ 4,32 milhões): a empresa fica impedida de recolher ICMS e ISS no Simples a partir de 1º de janeiro do ano seguinte. Há tempo para se organizar.
• Excesso acima de 20% (receita no ano acima de R$ 4,32 milhões): o impedimento vale já a partir do mês seguinte ao do excesso, dentro do próprio ano.
• Receita do ano anterior já acima do sublimite: a empresa recolhe ICMS e ISS por fora o ano inteiro, desde janeiro.

Segundo a Pamela Salles, contadora (CRC/SC-042560/O-7), especialista em Departamento Fiscal e Tributário e sócia da Método Contabilidade, o erro que mais aparece nesse ponto é confundir o parâmetro de cálculo. O que conta para ultrapassar o limite e o sublimite não é a receita dos últimos 12 meses, a chamada RBT12, que serve para encontrar a alíquota. É a receita bruta acumulada dentro do ano-calendário. Uma empresa pode estar tranquila olhando a média móvel e, ainda assim, estourar o sublimite no acumulado do ano.

O impacto do sublimite na precificação e na estrutura financeira

O peso maior de ultrapassar o sublimite não está na papelada, está no custo de cada venda e, por consequência, no preço e na margem. Enquanto a empresa permanece abaixo do sublimite, o ICMS e/ou o ISS integram a apuração unificada do DAS, conforme a alíquota efetiva aplicável ao Simples Nacional. Ao passar do sublimite, esses dois impostos saem dessa conta unificada e passam a ser calculados pelas regras cheias do estado e do município.

Na prática, muda a matemática de cada operação. O ICMS passa a ser apurado conforme a legislação estadual aplicável, normalmente pelo regime de débitos e créditos, observadas as regras específicas como substituição tributária, diferimento, antecipação e demais regimes previstos. Em Santa Catarina, a alíquota padrão do ICMS é de 17%. No entanto, alguns produtos ou operações podem ter regras diferentes, como descontos no imposto, formas de adiar o pagamento ou outros benefícios previstos na legislação. Além disso, em muitas situações, a empresa pode utilizar o imposto pago nas compras para reduzir o valor do imposto devido nas vendas. O ISS passa a ser recolhido pela alíquota do município, que varia de 2% a 5% conforme a Lei Complementar nº 116/2003, sobre o preço do serviço. O que era um percentual fixo e previsível dentro do Simples vira uma variável que depende da margem, das compras e do tipo de operação.

O erro que custa caro é continuar com a mesma tabela de preços, montada na lógica do Simples, como se nada tivesse mudado. Quando o novo custo tributário de uma venda é maior do que a parcela que ele substituiu, essa diferença sai direto da margem. Em operações de margem apertada, alguns pontos de imposto não repassados apagam o lucro da venda.

Some a isso os custos que aparecem fora do tributo em si. A empresa passa a cumprir obrigações acessórias que o Simples concentrava, como a Escrituração Fiscal Digital do ICMS/IPI pelo SPED, o que significa mais horas de contabilidade e ajuste no emissor de notas. O caixa também sente: ICMS e ISS ganham guias e prazos próprios, fora do DAS, e exigem provisão. E, no cenário de excesso acima de 20%, a empresa passa a recolher o ICMS e/ou o ISS fora do Simples a partir do mês seguinte ao excesso. A empresa precisa ajustar imediatamente a forma de calcular os impostos, emitir as notas fiscais corretamente e revisar seus preços para todas as novas vendas realizadas a partir da entrada em vigor das novas regras.

Segundo a Pamela, é aqui que a antecipação deixa de ser detalhe e vira questão de sustentabilidade. Recompor preço, renegociar com fornecedores e mapear créditos leva meses, e quem faz isso antes de cruzar a linha protege a margem que mantém o negócio de pé. Quem descobre a mudança no mês do estouro absorve o custo no próprio caixa.

E se a empresa passar dos R$ 4,8 milhões: a exclusão do Simples Nacional

Acima de R$ 4,8 milhões, a conversa muda de patamar. A empresa deixa o Simples Nacional por completo e passa a ser tributada pelo Lucro Presumido ou pelo Lucro Real.

Para clínicas e empresas da área da saúde, essa mudança traz uma variável a mais: no lucro presumido, serviços de natureza hospitalar podem ter a base de cálculo reduzida de 32% para 8% no IRPJ e 12% na CSLL, pela equiparação hospitalar.

A lógica dos 20% se repete, agora sobre o teto. Vinte por cento de R$ 4,8 milhões são R$ 960 mil, o que fixa o ponto de virada em R$ 5,76 milhões. Se o excesso ficar em até 20% (receita no ano até R$ 5,76 milhões), a exclusão vale a partir de 1º de janeiro do ano seguinte. Se passar de 20% (acima de R$ 5,76 milhões), a exclusão produz efeitos a partir do mês seguinte ao da ocorrência do excesso, e é aí que o custo aparece: a empresa precisa recalcular os tributos pelo regime normal desde aquele mês, o que pode exigir o pagamento de impostos adicionais, a revisão dos cálculos dos tributos e, em alguns casos, a correção das notas fiscais já emitidas.

Vale lembrar que a exclusão pode acontecer por outros motivos além do faturamento, como débitos não regularizados e inclusão de atividades vedadas. Quem já está perto de qualquer um desses limites ganha em conhecer os motivos que levam ao desenquadramento do Simples Nacional antes de ser pego de surpresa.

Quando agir: antes de cruzar a linha, não depois

A hora de agir é quando a projeção da receita acumulada aponta para perto do sublimite, não quando ele já foi ultrapassado. Esperar o balanço do fim do ano é justamente o que transforma um crescimento saudável em susto tributário.

Quem chega em dezembro para descobrir que estourou o limite perdeu meses de manobra. Quem projeta a curva em junho ainda escolhe como fazer a transição.

A Pamela recomenda acompanhar a receita bruta acumulada mês a mês e projetar a curva até dezembro. Se a projeção encosta em R$ 3,6 milhões, já é hora de estudar a transição: qual regime faz mais sentido depois do Simples, como a precificação absorve a nova carga e quanto o caixa precisa provisionar. Essa decisão tem espaço de manobra quando é tomada com meses de antecedência, e quase nenhum quando é tomada no mês do estouro. Comparar Simples, Lucro Presumido e Lucro Real antes da virada é o centro de um bom planejamento tributário, que existe para a empresa recolher o que deve pela via menos onerosa e dentro da lei.

Atenção às empresas em início de atividade

No primeiro ano de funcionamento, o limite do Simples Nacional e o sublimite são calculados proporcionalmente ao número de meses de atividade. Nesses casos, as regras de excesso possuem particularidades previstas na Lei Complementar nº 123/2006 e na Resolução CGSN nº 140/2018, razão pela qual é recomendável realizar acompanhamento específico.