Compliance trabalhista: como reduzir o passivo e evitar processos

Compliance trabalhista é o conjunto de rotinas que mantém a empresa em dia com a legislação do trabalho, as convenções coletivas e as normas de saúde e segurança, para evitar multas e processos. Na prática, é o que reduz o passivo trabalhista, ou seja, as dívidas com empregados e ex-empregados que ainda não foram cobradas, mas podem ser. A Justiça do Trabalho recebeu mais de 2,1 milhões de casos novos nas Varas em 2024, segundo o Tribunal Superior do Trabalho, e os assuntos mais frequentes foram horas extras, verbas rescisórias, adicional de insalubridade, multa de 40% do FGTS e dano moral. Boa parte nasce de falhas de rotina que podem ser evitadas: ponto mal controlado, rescisão calculada errado, laudo desatualizado e documento que não foi assinado na hora certa.

Para a pequena e média empresa, compliance trabalhista não depende de um departamento jurídico, e sim de processos simples, feitos todo mês.

O que é compliance trabalhista

Compliance trabalhista é a prática de cumprir, e conseguir provar que cumpriu, as obrigações com os empregados. A segunda parte é decisiva: num processo, não basta ter pago as horas extras ou entregue o EPI, é preciso ter o documento que mostra isso.

Ele envolve quatro frentes: contratação correta, folha de pagamento sem erros, saúde e segurança do trabalho em dia e documentação organizada. Quando uma delas falha, o risco aparece anos depois, porque o ex-empregado tem até dois anos após o fim do contrato para entrar com ação e pode cobrar os cinco anos anteriores à data da ação.

A fiscalização também mudou. Com o eSocial e o FGTS Digital, a folha, os afastamentos, os exames e os depósitos de FGTS de cada empregado chegam ao governo todo mês, e a fiscalização do trabalho cruza essas informações sem precisar visitar a empresa. Erro que antes ficava escondido no papel hoje aparece nos sistemas.

Passivo trabalhista: o que é e como surge

Passivo trabalhista é o valor que a empresa pode ter que pagar por obrigações trabalhistas não cumpridas, mesmo que ninguém tenha cobrado ainda. Ele surge de situações como:

• horas extras feitas e não pagas, ou pagas sem controle de ponto que comprove o número;
• adicional de insalubridade não pago a quem tem exposição comprovada;
• férias concedidas depois do período concessivo, que geram pagamento em dobro pelo artigo 137 da CLT;
• contratação como PJ de quem trabalha como empregado;
• FGTS não depositado ou depositado a menor;
• verbas rescisórias calculadas errado ou pagas fora do prazo, com a multa do artigo 477 da CLT.

O passivo também pesa na venda da empresa, na entrada de um sócio ou num pedido de crédito, porque aparece nas análises da empresa como risco.

Principais causas de processos trabalhistas

Os assuntos mais frequentes nas Varas do Trabalho em 2024, segundo o Relatório Geral da Justiça do Trabalho, foram, nesta ordem: horas extras, verbas rescisórias, adicional de insalubridade, multa de 40% do FGTS e indenização por dano moral. Cada um tem uma prevenção conhecida:

Os detalhes de cada rotina estão nos posts sobre hora extra, tipos de rescisão e férias vencidas.

Como evitar processos trabalhistas: rotina de compliance

Evitar processos trabalhistas depende de uma rotina que cabe em qualquer empresa:

1. Na admissão: registro antes do início do trabalho, contrato assinado, exame admissional e declarações de vale-transporte e dependentes.
2. Todo mês: ponto conferido antes da folha, horas extras pagas ou compensadas dentro das regras, FGTS e encargos conferidos, salário pago até o 5º dia útil.
3. Todo ano: férias programadas antes do vencimento, exames periódicos em dia, PGR e laudos revisados, reajuste da convenção aplicado.
4. No dia a dia: advertências por escrito, atestados registrados e regras internas comunicadas a todos.
5. No desligamento: cálculo conferido, pagamento no prazo, exame demissional e documentos entregues com recibo.

Todos esses documentos precisam ser guardados pelos prazos legais, explicados no post sobre por quanto tempo guardar os documentos dos funcionários.

Compliance trabalhista na clínica

Em clínicas, três pontos pedem atenção redobrada: o adicional de insalubridade de técnicos e auxiliares expostos a agentes biológicos, que depende de laudo; as escalas e plantões, que geram horas extras e intervalos a controlar; e a contratação de profissionais como PJ, que precisa de autonomia real, como explicamos no post sobre CLT ou PJ.